Zwart op wit wat er met elk toestel gebeurt. Van ontvangst tot offerte.
Bij elke status die jij kiest vult de agent de verplichte velden in en maakt XyloSure het document: een ontvangstbewijs met de staat van het toestel, een garantiebeslissing met reden, een offerte voor werk buiten garantie.
Gebouwd op dezelfde engine die al in productie het RMA-proces van een klant draait.
- Ticket
- #20511
- Toestel
- Accuboormachine X18
- Serienummer
- SN 88-2210-Q
- Staat
- Kras op behuizing links, geen batterij meegeleverd
- Ontvangen
- 02-10-2026 09:41
Klopt iets niet? Antwoord binnen 48 uur op deze mail.
Herkenbaar?
Wat er misgaat
Een toestel komt binnen en niemand legt de staat vast. Dan volgt de discussie: "Het was niet gekrast toen ik het opstuurde." Garantiebeslissingen gaan per mail in losse bewoording. Offertes buiten garantie worden in Word gemaakt, de klant reageert niet, en het toestel blijft weken op het rek staan.
Hoe het voelt
Technici voelen zich beschuldigd. Agents twijfelen wat ze mogen beloven. Elke klacht wordt woord tegen woord.
Waarom het niet zo hoort
Wie je een toestel toevertrouwt, verdient zwart op wit wat ermee gebeurt. En wie eerlijk werk levert, hoort dat te kunnen bewijzen.
Het echte probleem is "woord tegen woord". Zonder document bij elke stap verlies je elke discussie, of geef je toe om ervan af te zijn.
Hoe XyloSure het oplost
- Status gewijzigd
Status "Ontvangen": popup met verplichte velden voor serienummer, staat bij ontvangst en meegeleverde accessoires.
- Status gewijzigd
Het ontvangstbewijs met de vastgelegde staat gaat als public reply naar de klant.
- Status gewijzigd
Status "Garantie beoordeeld": beslissing en reden zijn verplicht. De klant krijgt een officiële brief.
- Status gewijzigd
Buiten garantie, status "Offerte": bedrag en uit te voeren werk. De offerte gaat naar de klant, die akkoord geeft door te antwoorden.
- A/B
Na de herstelling: de terugzendbon, op dezelfde manier als bij retouren.
Wat levert het op?
De standaardwaarden zijn voorbeeldaannames, geen marktcijfers. Vervang ze door je eigen cijfers.
Als er niets verandert
Gratis herstellingen weggeven om discussie te vermijden, volle rekken, en klanten die in het ongewisse blijven.
Met XyloSure
Elke beslissing verdedigbaar, offertes beantwoord, rekken leeg.
Eén prijs per Freshdesk-account
Eén prijs per Freshdesk-account, ongeacht het aantal agents. Bereken met de calculator wat het papierwerk je vandaag kost.
- Alle vier de flows: retouren, herstellingen, interventierapporten, transportschade
- Documenten bij het aanmaken van een ticket en bij statuswijzigingen
- Verplichte velden in een popup voor agents
- Word-sjablonen in je huisstijl
- Ticket-, contact-, bedrijfs- en custom velden
- Je eerste sjabloon gratis gebouwd
Vragen
Hoe vult de agent de staat in?
Krijgt het ticket de status die jij instelt (bv. "Ontvangen"), dan verschijnt een popup met verplichte velden. De agent kan ze niet overslaan.
Kan de klant een offerte goedkeuren?
De offerte staat op het ticket. De klant keurt goed door te antwoorden, zoals op elk ander ticket.
Kunnen we per stap een ander document hebben?
Ja. Elke status kan een eigen Word-sjabloon en eigen verplichte velden hebben.
Werkt dit met onze eigen ticketvelden?
Ja. Elk ticketveld, ook custom velden, kan op het document komen.
Je eerste sjabloon gratis
Stuur ons je huidige formulier of Word-sjabloon. Wij bouwen het om tot een automatisch XyloSure-document in je huisstijl en sturen je het resultaat. Gratis en vrijblijvend.
- Je huidige formulier herbouwd in je huisstijl
- Je ziet het resultaat voor je betaalt
- Antwoord binnen één werkdag
Of bel ons: +32 3 376 33 37