Elk retourpakket met de juiste bon. Zonder dat een agent iets typt.
Je klant maakt een retourticket aan via je Freshdesk-portal. XyloSure maakt van de formuliervelden een retourbon in je huisstijl en stuurt die als antwoord. De klant print hem en steekt hem in de doos.
Precies deze flow draait al in productie bij een klant die zijn RMA-proces in Freshdesk afhandelt.
- RMA-nr.
- RMA-2026-0412
- Ticket
- #18734
- Serienummer
- SN 4471-0098-B
- Reden
- Defect bij levering
- Retour naar
- Magazijn, poort 3
Steek deze bon in het pakket. Zonder bon kunnen we je retour niet koppelen.
Herkenbaar?
Wat er misgaat
Een agent vraagt het serienummer, maakt een bon in Word, typt de gegevens over en mailt een PDF. Toch komen er pakketten binnen zonder bon of met een verkeerd nummer, en het magazijn weet niet bij welk ticket de doos hoort.
Hoe het voelt
Je agents voelen zich typisten. Je teamleider moet een klant uitleggen dat het pakket "ergens in het magazijn" staat.
Waarom het niet zo hoort
Een klant met een defect product mag niet ook nog met papierwerk gestraft worden. En een bedrijf mag zijn eigen pakketten niet kwijtraken.
Het echte probleem is het Word-sjabloon en het overtypen. Elke agent vult het een beetje anders in, en elk overgetypt serienummer is een kans op een fout.
Hoe XyloSure het oplost
- Ticket aangemaakt
De klant vult je portalformulier in: ordernummer, serienummer, reden.
- Ticket aangemaakt
XyloSure maakt de retourbon in je huisstijl en zet die als public reply op het ticket.
De klant print de bon en steekt hem in het pakket. Je magazijn ziet er het ticketnummer op.
- Status gewijzigd
Krijgt het ticket een status die jij kiest (bv. "Klaar voor terugzending"), dan vult de agent een popup met verplichte velden in.
- Status gewijzigd
XyloSure maakt de terugzendbon in het ticket, met alle velden volledig.
Wat levert het op?
De standaardwaarden zijn voorbeeldaannames, geen marktcijfers. Vervang ze door je eigen cijfers.
Als er niets verandert
Kwijtgeraakte pakketten, klanten die weken op een vervanging wachten, en agents die administratie doen in plaats van support.
Met XyloSure
Elk pakket gekoppeld aan zijn ticket. Agents terug bij echte klantvragen.
Eén prijs per Freshdesk-account
Eén prijs per Freshdesk-account, ongeacht het aantal agents. Bereken met de calculator wat het papierwerk je vandaag kost.
- Alle vier de flows: retouren, herstellingen, interventierapporten, transportschade
- Documenten bij het aanmaken van een ticket en bij statuswijzigingen
- Verplichte velden in een popup voor agents
- Word-sjablonen in je huisstijl
- Ticket-, contact-, bedrijfs- en custom velden
- Je eerste sjabloon gratis gebouwd
Vragen
Heeft de klant een account of extra tool nodig?
Nee. De klant gebruikt je bestaande Freshdesk-portalformulier. De bon komt binnen als een gewoon antwoord op zijn ticket.
Welke gegevens kunnen op de bon?
Elk ticketveld, ook je eigen custom velden, plus contact- en bedrijfsgegevens uit Freshdesk. Jij kiest de velden.
Kunnen we onze eigen opmaak gebruiken?
Ja. Het document is een Word-sjabloon in je huisstijl. Het eerste bouwen we gratis voor je.
En de terugzending naar de klant?
Krijgt het ticket de status die jij kiest, dan vult de agent de verplichte velden in een popup in en maakt XyloSure de terugzendbon.
Je eerste sjabloon gratis
Stuur ons je huidige formulier of Word-sjabloon. Wij bouwen het om tot een automatisch XyloSure-document in je huisstijl en sturen je het resultaat. Gratis en vrijblijvend.
- Je huidige formulier herbouwd in je huisstijl
- Je ziet het resultaat voor je betaalt
- Antwoord binnen één werkdag
Of bel ons: +32 3 376 33 37