Schade gemeld, dossier klaar. Stop met betalen voor andermans fout.
Je klant meldt schade via een portalformulier. XyloSure maakt er meteen een schaderapport van met alles wat de transporteur vraagt. Dien je de claim in, dan vult de agent bedrag en referentie aan en krijgt hij het claimdocument.
Gebouwd op dezelfde engine die al in productie het RMA-proces van een klant draait.
- Ticket
- #27760
- Order
- SO-55821
- Transporteur
- Transporteur · track 1Z…88
- Schade
- Glasplaat gebarsten, hoek rechtsboven
- Gemeld
- 02-10-2026, dag van levering
Dossier opgemaakt op de dag van melding.
Herkenbaar?
Wat er misgaat
Een klant meldt schade. De foto's staan verspreid over drie mails, het ordernummer ontbreekt en de transporteur wil binnen een korte termijn een volledig dossier. Het dossier is te laat of onvolledig, de claim wordt afgewezen, en je betaalt de vervanging zelf.
Hoe het voelt
Frustratie omdat je betaalt voor andermans fout. Stress door deadlines. Het gevoel dat de transporteur altijd wint.
Waarom het niet zo hoort
Wie de schade niet veroorzaakte, hoort ze niet te betalen.
Het echte probleem is het onvolledige dossier. Niet de transporteur, maar het ontbrekende ordernummer, het vergeten detail, de gemiste termijn.
Hoe XyloSure het oplost
- Ticket aangemaakt
De klant meldt de schade via een portalformulier: ordernummer, transporteur, trackingnummer, omschrijving, foto's als bijlage op het ticket.
- Ticket aangemaakt
Een schaderapport met alle gegevens staat meteen in het ticket. De klant krijgt een bevestiging.
- Status gewijzigd
Status "Claim indienen": popup met verplichte velden voor schadebedrag, referentie van de transporteur en leverdatum.
- Status gewijzigd
Het claimdocument in je huisstijl, klaar om naar de transporteur te sturen.
Wat levert het op?
De standaardwaarden zijn voorbeeldaannames, geen marktcijfers. Vervang ze door je eigen cijfers.
Als er niets verandert
Vervangingen zelf betalen en claimtermijnen missen.
Met XyloSure
Claims ingediend en betaald. Minder verlies per jaar.
Eén prijs per Freshdesk-account
Eén prijs per Freshdesk-account, ongeacht het aantal agents. Bereken met de calculator wat het papierwerk je vandaag kost.
- Alle vier de flows: retouren, herstellingen, interventierapporten, transportschade
- Documenten bij het aanmaken van een ticket en bij statuswijzigingen
- Verplichte velden in een popup voor agents
- Word-sjablonen in je huisstijl
- Ticket-, contact-, bedrijfs- en custom velden
- Je eerste sjabloon gratis gebouwd
Vragen
Welke gegevens kan het schaderapport bevatten?
Alles uit je portalformulier en het ticket: order, transporteur, tracking, omschrijving, plus contact- en bedrijfsgegevens.
En de foto's?
De klant voegt foto's toe aan het ticket via het portalformulier, dus ze blijven bij het dossier in Freshdesk.
Kunnen we het claimformulier van de transporteur gebruiken?
We kunnen het formulier van een transporteur als Word-sjabloon nabouwen, zodat de velden op de juiste plaats komen.
Wat zijn de termijnen voor een claim?
Die verschillen per transporteur en contract. Kijk de voorwaarden van je transporteur na; XyloSure zorgt dat het dossier klaar is op de dag van melding.
Je eerste sjabloon gratis
Stuur ons je huidige formulier of Word-sjabloon. Wij bouwen het om tot een automatisch XyloSure-document in je huisstijl en sturen je het resultaat. Gratis en vrijblijvend.
- Je huidige formulier herbouwd in je huisstijl
- Je ziet het resultaat voor je betaalt
- Antwoord binnen één werkdag
Of bel ons: +32 3 376 33 37